Началната и крайната дата на мобилността до съответната дестинация, вписани във Финансовото споразумение, трябва да съответстват на датите на пътуването, което се доказва с отчетните документи. В случай, че се установи несъответствие, преподавателят/служителят подлежи на частично или пълно възстановяване на отпуснатите средства.

След завръщане от мобилността, преподавателите представят в ЦМПД следните отчетни документи:

1. Certificate of teaching activities – Сертификат, подписан и подпечатан от приемащия университет, който удостоверява продължителността на престоя и лекторския хорариум (8 учебни часа) с посочени конкретни дати;
2. Копия от билети и бордни карти (за заминаване и връщане) при пътуване със самолет, автобус или влак и/или копие от международен паспорт с печати от границите за излизане и влизане в България и в страната-домакин;
3. Описателен отчет – служителят/преподавателят получава линк за попълване на он-лайн отчет. Описателният отчет не се разпечатва.

Според правилата на програма ЕРАЗЪМ не е допустимо осъществяване на ЕРАЗЪМ мобилността и усвояване на получения по нея грант в един и същ период, успоредно с други международни активности на преподавателите – като участия в научни конференции и други научни форуми в чужбина, визити във връзка с реализирането на участия в други международни проекти и програми и др. В подобни случаи мобилността не се признава и преподавателите са задължени да възстановят на НСА (съответно на Националната агенция) пълния размер на предоставените им по програмата финансови средства (грант).

Отчетните документи за направените транспортни разходи, трябва да включват и тези за вътрешния транспорт до крайната точка (напр. – за осъществяване на мобилност в Университета в Гент ще се изискват бордни карти от пътуване със самолет до Брюксел и билети за вътрешен транспорт Брюксел – Гент – Брюксел). Липсата на документи за осъществен транспорт до крайната дестинация, съгласно началната и крайната дата, ще се приема за неизпълнение на мобилността.

В случай на отказ от участие в мобилност с цел преподаване или обучение на вече избран преподавател/служител, той/тя трябва да подпише декларация за отказ (по образец) в ЦМПД.